Caso de Sucesso Vitaldent

Como a Vitaldent confirmou mais de 2.000.000 de agendamentos via WhatsApp neste ano

Cliente: Vitaldent
Setor: Saúde Odontológica
País: Espanha
Parceiro: Segna Solutions
Início do Projeto: Fevereiro de 2024

Fundada em 1989, a Vitaldent é uma das principais redes de atendimento odontológico, com mais de 400 clínicas na Espanha. Já atendeu mais de 8 milhões de pacientes e conta com uma equipe robusta de 3.500 profissionais e 2.000 dentistas colaboradores.

Contexto

Em setembro de 2022, a colaboração teve início com a Clínica Cuevas Queipo, posteriormente adquirida pelo DonteGroup e integrada à rede de clínicas Maex. Em julho de 2023, durante a integração de 390 clínicas, as confirmações de agendamento ainda não eram feitas via WhatsApp Cloud API. Em janeiro de 2024, a Vitaldent adotou estrategicamente a API do WhatsApp, integrando as APIs da WOZTELL e o CRM da Segna Solutions. A solução melhorou significativamente a qualidade do serviço.

Principais Métricas do Projeto

Número de Clínicas: 390 (e aumentando)
Lançamento da API WhatsApp Cloud: Janeiro de 2024
Gestão de Agendamentos via WhatsApp Cloud: Aproximadamente 90% dos pedidos de agendamento enviados recebem resposta dos pacientes (confirmação, cancelamento ou remarcação).
Mensagens Automatizadas (Agendamentos): Enviadas do ERP da Vitaldent para o CRM da Segna Solutions e entregues via API da WOZTELL na data agendada.
Mensagens Manuais (Interações Humanas): Usadas para dúvidas complexas ou necessidades específicas dos pacientes.
Respostas dos Pacientes: Taxa de resposta superior a 90%.

Desafios

Anteriormente, as clínicas enfrentavam frequentes interrupções nas linhas de comunicação devido ao alto volume de mensagens, o que impactava negativamente a experiência do paciente e a eficiência operacional.

Solução

Em janeiro de 2024, a Segna Solutions implementou 390 linhas da API do WhatsApp Cloud gerenciadas via WOZTELL, entregando:

Integração com ERP e CRM: Comunicação bidirecional que facilitou o gerenciamento de agendamentos e permitiu respostas rápidas aos pacientes.

Automação: Os pacientes receberam lembretes no momento certo e puderam confirmar ou reagendar diretamente pelo sistema.

Resultados Quantitativos

390 Clínicas

Taxa de confirmação de agendamento via WhatsApp

1. Total de mensagens por clínica por mês:

Automatizadas (Agendamentos): 600
Manuais (Conversas Humanas): 500
Recebidas (Respostas dos Pacientes): 550

2. Taxa de confirmação de agendamentos: Mais de 90% dos pacientes responderam às notificações.

3. Redução de interrupções nas linhas: A API oficial eliminou falhas no serviço causadas por excesso de mensagens.

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Impacto

Melhoria na experiência do paciente: Confirmações de agendamento mais rápidas e gestão simplificada aumentaram a satisfação.

Maior produtividade: A automação reduziu tarefas repetitivas, liberando as equipes para focarem no atendimento ao paciente.

Recuperação de pacientes com campanhas de marketing: Desde agosto de 2024, campanhas direcionadas via WhatsApp aumentaram significativamente a retenção de pacientes.

Próximos Passos

A Vitaldent planeja expandir ainda mais o uso da API do WhatsApp Cloud com a WOZTELL e o CRM da Segna Solutions, implementando pesquisas de satisfação, fluxos de trabalho e bots. Esses avanços têm como objetivo otimizar os processos e fortalecer o relacionamento com os pacientes.

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A história de sucesso da Vitaldent foi destacada pela Meta.

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