Con este tutorial de Zoho CRM y WhatsApp serás el rey de tus datos

Zoho ofrece una plataforma CRM integral y personalizable perfecta para empresas y startups. Es líder en el mercado de soluciones CRM, pues tiene herramientas para optimizar los procesos de venta, marketing y generación de leads. Así que, lo que necesitas para empezar es un tutorial de Zoho CRM.

Con Zoho CRM puedes personalizar la plataforma, automatizar procesos repetitivos y optimizar procesos de ventas y de aprobación. Además, puedes integrarlo con WhatsApp para sacarle el mayor provecho a estas dos herramientas.

Pero, ¿cómo puedes empezar?

En este artículo te contamos cómo puedes hacerlo para tener toda la información que necesitas para impulsar las ventas de tu negocio.

¿Por qué necesitas un tutorial de Zoho CRM? 

Puede que hasta ahora usaras hojas de cálculo para organizar los datos de tus clientes y una cuenta WhatsApp Business para hablar con ellos. Pero tu empresa no para de crecer y necesitas herramientas más poderosas para manejar tus datos. Es el momento de adquirir un CRM como Zoho.

Empezar a usar un nuevo programa siempre es difícil, por lo que empezar a usarlo conlleva un proceso de aprendizaje que te facilitamos en este tutorial de Zoho CRM.

¿Qué puedes aprender en un tutorial de Zoho CRM?

Zoho CRM y WOZTELL te ofrecen muchas herramientas ¿Te animas a comenzar?

Desde la página principal de la plataforma puedes manejar las pestañas que aparecen en la parte superior de la pantalla y modificarlas según lo necesites, acceder al calendario, leer las notificaciones y mucho más.

¡Empecemos!

Personalización

Como te contamos al inicio del tutorial de Zoho CRM, esta herramienta es completamente personalizable pues cada negocio tiene necesidades diferentes.

Y es que un restaurante no va a tener las mismas necesidades que una agencia inmobiliaria.

Zoho CRM se divide en:

  • Módulos: uno de los aspectos que puedes personalizar son los módulos, que son los diferentes grupos que aparecen en la barra de pestañas. Volviendo al ejemplo de antes, si tienes un restaurante uno de tus módulos podría ser «catering», pero este no funcionará si tienes una inmobiliaria que necesita un modulo de «alquiler».

  • Layouts: dentro de cada módulo puedes crear layouts para segmentar en nuevas subcategorías a tus leads, cuentas o contactos. Por ejemplo, dentro de «catering» podrías crear layouts de «hoteles», «bodas» y «fiestas infantiles».

En cada layout puedes organizar actividades y procesos específicos. Además, puedes asignar usuarios de CRM a cada layout según necesiten la información.

  • Layouts condicionales: también puedes crear condiciones para tus layouts y así organizar mejor los datos de tus clientes. De esta forma puedes indicar que, si un cliente de tu restaurante dice que busca un servicio de catering para hoteles, aparezca un campo preguntando la cantidad de habitaciones que tiene el hotel.

  • Reglas de validación: también puedes crear reglas de validación para agilizar procesos. Digamos que tu restaurante solo ofrece servicio de catering a hoteles con más de 20 habitaciones, si el cliente pone un número inferior aparecerá un mensaje diciendo «Lo sentimos, solo ofrecemos catering para hoteles con más de 20 habitaciones».

Crear workflows

Un workflow es el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo cuando se cumplen ciertas condiciones. Este es un proceso que se puede automatizar al implementar unas reglas en Zoho CRM, de modo que le indicas que si sucede X debe hacer Y.

Veamos los componentes de un workflow:

  1. Disparador: este indica cuando iniciará la regla. Con nuestro ejemplo del restaurante la regla se dispara CUANDO se cree un lead que cumpla con las condiciones.
  2. Condiciones: las condiciones determinan qué aspectos debe tener el lead para que aplique la regla. Por ejemplo, que el lead solicite catering para fiestas infantiles. Puedes elegir más de una condición si lo necesitas.
  3. Acciones: ahora debes indicar qué acciones deben suceder cuando se cumplan las condiciones que indicaste. Puede ser una acción inmediata, como enviar un mensaje de WhatsApp con diferentes opciones de fiestas temáticas para niños o una acción programada si necesitas hacer un seguimiento.

Pipeline de ventas

Una venta pasa por varias etapas desde la consideración hasta el pago, y estas etapas serán diferentes según el tipo de negocio que tengas o el tipo de servicio que ese lead esté interesado en adquirir.

En Zoho CRM puedes crear diferentes pipelines de ventas que facilitarán el rastreo y monitoreo de los procesos en diferentes tipos de ventas.

Procesos de aprobación

En cualquier negocio son necesarios diferentes procesos de aprobación, desde presupuestos y descuentos hasta pedidos. Muchos de estos procesos se pueden automatizar pues tienden a ser repetitivos. De esta forma incrementas la eficacia y ahorras tiempo.

Volvamos al ejemplo del restaurante que ofrece servicios de catering.

Imaginemos que uno de tus trabajadores hizo un presupuesto para la boda de un posible cliente. En el proceso de venta hubo negociaciones para llegar a acuerdos con los precios, por ejemplo, algún descuento. Antes de llegar al pago tú debes aprobar el presupuesto, entonces este entraría al proceso de aprobación configurado en tu CRM.

Vemos un planteamiento de la secuencia para este tutorial de Zoho CRM:

  • Reglas: con las reglas puedes especificar en qué ocasiones se necesita un proceso de aprobación.

  • Acciones de aprobación: son las acciones que ocurrirán cuando se apruebe un registro.

  • Acciones de rechazo: son las acciones que ocurrirán en caso de que se rechace un registro.

  • Cuándo ejecutar: son las condiciones que indican si la solicitud de aprobación debe enviarse al crear o editar un registro.

  • Quién debe aprobar: indica quienes serán los encargados de aprobar o rechazar el registro.

Ahora que ya te hemos introducido a este tutorial de Zoho CRM, veamos cómo puedes usar esta herramienta para aumentar tus beneficios.

Saca el máximo potencial con la integración con WhatsApp y Zoho CRM 

Una de las grandes ventajas de Zoho CRM es que puedes integrarlo con WhatsApp para tener todas tus conversaciones en un solo lugar, y en WOZTELL te ayudamos a hacerlo.

Con la extensión de WOZTELL para Zoho CRM puedes:

  • Crear nuevos contactos o leads de forma automática
  • Empezar conversaciones de WhatsApp directamente en CRM
  • Verificar los clientes opt-out de WhatsApp
  • Enviar plantillas de WhatsApp

Lo primero que tienes que hacer para integrar Zoho CRM es instalar la extensión de WOZTELL.

Recuerda: debes tener una cuenta de Zoho, una de WOZTELL y tener configurados los canales que quieres usar.

En WOZTELL hemos preparado un tutorial en el que te explicamos el paso a paso desde la instalación de la extensión hasta la configuración.

Empezando por la instalación, aquí tienes un corto video en el que te explicamos cómo hacerlo:

¿Quieres saber más? ¡Hablemos por WhatsApp!

Ahora que has instalado la extensión puedes empezar a configurarla. Desde la pestaña de ajustes puedes elegir el formato de los números de teléfono y los canales que quieres conectar. Veamos cómo puedes hacerlo:

Ahora que tienes todo listo puedes usar todas las funciones de la combinación Zoho CRM + WOZTELL:

  • Gestionar las conversaciones de canales como WhatsApp Business Platform, Facebook, Instagram o web-chats.
  • Enviar notificaciones push en WhatsApp, Facebook e Instagram.

En resumen 

Empezar con una plataforma que no has usado puede ser difícil, pero en WOZTELL te facilitamos las cosas con este tutorial de Zoho CRM para ayudarte en cada paso del camino.

Con el tutorial en mano y la integración con Zoho CRM y Zoho Cliq, vas a convertirte en un experto de tu propia información.