Tutorial  nueva funcionalidad: Cómo crear audiencias desde Zoho CRM para envío de mensajes masivos en WhatsApp

Puedes exportar contactos y leads desde Zoho CRM hacia WOZTELL y crear de forma automática una audiencia para enviar notificaciones push en WhatsApp

En este tutorial paso a paso veremos cómo utilizar la nueva funcionalidad de la integración entre WOZTELL y Zoho CRM para poder crear audiencias a las que enviar mensajes push en WhatsApp desde Zoho CRM.

1. Actualizar la extensión de WOZTELL en Zoho CRM

Para poder utilizar la nueva funcionalidad de WOZTELL para Zoho CRM, lo primero que tenemos que hacer es actualizar la extensión en el marketplace de Zoho CRM.

Buscaremos WOZTELL en las extensiones instaladas y pulsaremos en «Settings».

En la ventana de opciones podremos ver si tenemos la última versión o necesitamos actualizar la extensión de WOZTELL para Zoho CRM.

2. Ir a la pestaña de «Leads» o «Contacts»

La extensión funciona desde la pestaña de «Leads» y «Contacts» de Zoho CRM.

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 3. Seleccionar los leads o contactos a los que se les quiere enviar la notificación push

Dentro de Zoho CRM seleccionaremos los leads a los que queremos enviar nuestra notificación push.

Podemos utilizar cualquier filtro en Zoho CRM para segmentar la audiencia.

Límites de Zoho CRM y recomendaciones:

• Debido a la propia funcionalidad de Zoho CRM, solo podremos seleccionar 100 registros por página, por lo que recomendamos ampliar la vista a 100 registros por página.
• Desde Zoho CRM, podemos seleccionar navegando por páginas hasta 5 páginas completas de registros, dando un total de 500 registros seleccionados cada vez. Zoho no permite la selección de más de 500 registros cada vez.
• Si queremos exportar más de 500 registros, tendremos que hacerlo en varias fases de 500 en 500.

Una vez hayamos seleccionado la audiencia completa (o los primeros 500), pulsaremos en el botón del menú «Create WOZTELL audience».

4. Interfaz de creación de audiencias

Una vez pulsemos en el botón de creación de audiencias, se desplegará el menú para su exportación a la plataforma.

Lo primero que tendremos que hacer será seleccionar el número de teléfono al que vamos a vincular la audiencia. En caso de que solo tengamos un número asociado a nuestra cuenta de WOZTELL, se seleccionará de forma automática.

La ventana emergente nos mostrará:

1. Los contactos que se van a importar correctamente
2. Los contactos que están duplicados y no se importarán
3. Los contactos que tenemos definidos en CRM como baja de WhatsApp y que no se importarán
4. Los contactos que no tienen el campo del número de teléfono completo y no son aptos para el envío de WhatsApp

5. Selección de etiqueta y creación de audiencia

Una vez entendemos cómo funciona la ventana emergente, tendremos que pasar a configurar la audiencia que vamos a crear.

En primer lugar, asignaremos una etiqueta personalizada a dicha audiencia. Esta será la etiqueta que identificará la audiencia y la que utilizaremos para poder añadir más adelante nuevos contactos.

En segundo lugar, marcaremos la casilla de «Create an audience» para que esta audiencia vinculada a la etiqueta seleccionada se cree en WOZTELL.

Solo marcaremos la opción «Create an audience» la primera vez que creemos una nueva audiencia, si queremos exportar nuevos contactos a una audiencia, solo necesitaremos añadir la misma etiqueta. 

Cuando estemos listos, pulsaremos en el botón «Import & create» y nos redireccionará a nuestra cuenta de WOZTELL.

 6. Creación de audiencia en WOZTELL

Una vez pulsemos en el botón «Import & create» se abrirá WOZTELL, concretamente la pestaña «Push».

Allí tendremos pre- diseñada la audiencia que hemos exportado desde CRM.

La audiencia siempre tendrá el nombre: «Audience with the tag: etiqueta seleccionada en CRM«.

Solo necesitaremos añadir una descripción y pulsar en «Save» para guardar la audiencia.

Es importante comprobar que toda la importación se ha realizado con éxito en la campana de notificaciones de WOZTELL situada abajo a la derecha de la interfaz.

7. Comprobar que la audiencia se ha creado correctamente

Una vez creada la audiencia, podremos comprobar que importó correctamente pulsando en el botón «Estimate Size».

En raras ocasiones, el número aparecerá ligeramente mayor debido a la caché del sistema, solo tendremos que limpiar la caché para verlo correctamente. Este tamaño ampliado no afecta al enviar el mensaje push.

También podremos comprobar los contactos importados pulsando en la pestaña «Member List».

 8. Envío de mensaje push

Una vez importada la audiencia, podremos enviar nuestros mensajes push con normalidad.

9. Ampliar la audiencia

Si queremos ampliar la audiencia, solo tenemos que volver a la pestaña de leads o contactos, seleccionar los contactos que queremos añadir y pulsar de nuevo en el botón de creación de audiencias.

En este caso, solo tendremos que añadir el tag que hemos utilizado anteriormente y darle al botón «Import».

Dentro de WOZTELL, se volverá a abrir la misma audiencia y, automáticamente esos nuevos leads se habrán añadido a la audiencia.

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