Usa Zapier para combinar Google Sheets con WhatsApp

Automatiza el envío de mensajes de WhatsApp cada vez que se cree una nueva fila en un Google Sheet

Use Zapier to combine Google Sheets with WhatsApp

 EL RETO 

No importa el momento en que leas esto, Google Sheets es una excelente herramienta para llevar un control de tus datos.

Si no tienes CRM o si te gusta organizar los datos de tus leads en hojas de cálculo, seguramente domines cómo funciona Google Sheets.

La naturaleza colaborativa de la nube permite que varios agentes puedan modificar y agregar información simultáneamente.

El problema

Tener información de tus clientes no sirve de nada si no puedes usarla en tus estrategias. Para poder sacarle provecho, decides enviarles mensajes personalizados.

Sin embargo, hacer esta tarea de forma manual consume mucho tiempo y puede dar lugar a todo tipo de errores. Tiempo perdido que podrías invertir en ampliar tus estrategias conversacionales.

Por lo que hemos visto a través de nuestros años de experiencia, este sistema conlleva que:
Las secuencias de nurturing tengan bajo impacto.
Aumento de quejas por contenido repetitivo y que no llega a tiempo.

Al ver esto empiezas a buscar soluciones que te permitan automatizar el envío de mensajes y reducir los errores.

¿Y si te dijéramos que puedes sacarle aún más provecho a Google Sheets conectándola a WhatsApp?

 LA SOLUCIÓN

En WOZTELL puedes encontrar la integración nativa con Zapier que te permitirá conectar Google Sheets con WhatsApp Cloud API.

Para entender cómo funciona, primero démosle un vistazo a las tres herramientas que utilizarás:

Zapier es una herramienta que te permite conectar diferentes aplicaciones para automatizar tareas repetitivas. Estas automatizaciones se conocen como Zaps, y están compuestas de un trigger y por lo menos una acción.

Aprende más sobre Zapier aquí.

WOZTELL es una plataforma conversacional que te permite gestionar los mensajes en un solo lugar.

Además, puedes integrar tus sistemas de CRM, gestionar un chat en vivo, crear chatbots y enviar Mensajes Masivos, por decir unas pocas funciones.

Aprende más sobre WOZTELL aquí.

WhatsApp Cloud API es la versión más poderosa de WhatsApp. Está especialmente pensada para cualquier empresa y te permite integrar todo tipo de automatizaciones y funcionalidades.

Aprende más sobre WhatsApp Cloud API aquí.

Ahora veamos lo que puedes hacer al combinar Google Sheets y WhatsApp Cloud API con Zapier.

Imagina que tienes una hoja de cálculo para recopilar los datos de clientes que se acercan a tu agencia de viajes solicitando información. Para no tener esa información sin utilizar, quieres enviar un mensaje de WhatsApp para que gestionen las opciones de su viaje desde una conversación.

Al unir ambas herramientas con un zap, cada vez que un agente añada un nuevo registro, se envíe de forma automática un mensaje de WhatsApp.

De esta forma puedes enviar hasta un mensaje con un botón que active un chatbot que inicie el flujo de conversación con el cliente para conocerle mejor y ofrecer un mejor servicio.

Esta integración te permitirá:

Automatizar el envío de mensajes
Evitar tareas repetitivas
No enviar más mensajes uno a uno
Reducir los errores
Ofrecer mejores experiencias a tus clientes

 HAZLO PASO A PASO

Crear un Zap es más fácil de lo que crees:

  1. Primero que todo necesitas una cuenta de Zapier y una de WOZTELL
  2. Configura tu conexión de WOZTELL y Zapier. Mira cómo hacerlo aquí.
  3. Haz clic en Create y luego en New Zap.

Trigger:

  1. Para el Trigger elige Google Sheets.
  2. En Event, elige New spreadsheet row.
  3. Ahora elige tu cuenta de Gmail. Si no has conectado ninguna, debes iniciar sesión.
  4. Elige la hoja de cálculo que quieres usar y haz clic en Test trigger para verificar que todo vaya bien.
Acción:

  1. Ahora crearemos la acción. Elige WOZTELL en la lista de aplicaciones.
  2. En Event elige Send WhatsApp Template Message.
  3. Elige tu cuenta de WOZTELL.
  4. En Customer phone number elige el número de teléfono, usando los datos del spreadsheet que vinculaste en el trigger.
  5. Elige el canal desde el que enviarás el mensaje y la plantilla* que utilizarás.
  6. Si tu plantilla tiene variables, debes completarlos en la configuración del Zap.
  7. Haz clic en Test action para verificar que todo vaya bien.
  8. Una vez esté todo correcto, activa el Zap y ya lo tienes. Cada vez que agregues una fila en el spreadsheet se enviará un mensaje de WhatsApp automáticamente.

También puedes usar este Zap directamente aquí

*Para iniciar conversaciones siempre debes usar plantillas de mensaje. Para aprender a crear plantillas de WhatsApp lee este artículo.

Buenas prácticas

Ahora veamos algunos aspectos que debes tener en cuenta:
Los números de teléfono deben estar en formato internacional.
La primera fila es el header. En ella deben aparecer los nombres de las columnas. Te recomendamos inmovilizarla para evitar confusiones.
No debe haber filas sin información en medio del documento.
No puedes crear diferentes secciones en una misma hoja o crear varios headers. Si necesitas diferentes categorías de información puedes usar pestañas y elegir la que necesites al crear el trigger.
El nombre del documento y de las pestañas no debe incluir signos de puntuación.
No incluyas fórmulas ni filtros.
Si necesitas editar la información de alguna de las filas existentes, desactiva el zap, edita la información y vuelve a activarlo.
Ten en cuenta que el Zap revisa el documento cada 5 o 15 minutos y lleva a cabo la acción sin importar si completaste la información.

Si quieres saber más sobre cómo usar Google Sheets en Zapier y como evitar errores , aquí tienes más información.

Recuerda: debes obtener el consentimiento de tus usuarios antes de poderles enviar mensajes.

 CONCLUSIONES

Los avances de la tecnología cada vez te permiten hacer más cosas y lo mejor de todo es que están al alcance de todos.

Es por eso que surgen soluciones como Zapier, que se encargan de automatizar y sacar el máximo rendimiento a todo tipo de aplicaciones.

Usa Zapier para combinar Google Sheets con WhatsApp
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