Plantilla chatbot para horario no laboral en WhatsApp

Cómo informar a tus clientes que no estás en horario de atención con un chatbot de WhatsApp

EL RETO  

Sin importar el sector y tipo de empresa, todas tienen un horario de atención al cliente con agentes, pero eso no impide que los clientes escriban fuera de ese horario.

Y si estos mensajes se quedan sin respuesta puede generar una experiencia negativa. Especialmente si se trata de nuevos clientes que probablemente no conocen tus horarios.

Por este motivo, es importante tener una ayuda para responder a estos menajes e informar a tus clientes sobre tu horario de atención. Pero, si no hay nadie «en la oficina»… ¿cómo puedes hacerlo?

El problema

Para conocer el comportamiento de tus clientes haces un análisis de los mensajes que llegan fuera de tu horario de atención. Al finalizar, te das cuenta de que en esas horas llegan bastantes oportunidades, pero que al no poderles responder, no se convierten en ventas.

Sin embargo, tener los recursos económicos para contratar suficientes agentes para cubrir el horario de 24h está fuera del alcance de muchas empresas.

LA SOLUCIÓN  

Tras investigar un poco, descubres que un chatbot offline es una herramienta útil y económica que se encarga de responder automáticamente a los clientes que te escriban fuera del horario laboral.

Además, en WOZTELL hay una plantilla lista para usar, que solo debes vincular a tu cuenta de WhatsApp y cambiar el mensaje de la respuesta por el que tú quieras.

Con este chatbot puedes configurar un mensaje informando que no estás en horario de atención y las horas en las que atiendes. Adicionalmente, puedes configurar un número de horas en para que el chatbot no envíe nuevas respuestas en caso de que tu cliente siga escribiendo.

Es decir, si configuras 2 horas tu cliente no recibirá mensajes si escribe durante las siguientes 2 horas. De esta forma, no recibirá el mismo mensaje una y otra vez.

The results

80%

Incremento de la satisfacción del cliente

30%

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68%

De los usuarios disfrutan de la velocidad con la que responde un chatbot

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Buenas prácticas

Cuando se trata se servicio al cliente, la inmediatez y la amabilidad son esenciales.

La inmediatez ya la tienes cubierta con el chatbot. Ahora asegúrate de crear un mensaje afable que le asegure a tu cliente que podrá encontrarte dispuesto a ayudarle durante el horario de atención.

Además, es bueno indicarle en qué horario estarás disponible.

Ya que con este chatbot puedes programar un periodo en que tu cliente no recibirá más respuestas, te recomendamos que elijas uno que se adapte a tus necesidades y al comportamiento de tus clientes.

Paso a paso

Implementar una plantilla que responda fuera de tu horario de atención es más fácil de lo que crees y aquí te contamos como:

1. En la página de WOZTELL haz clic en Galería de plantillas.
2. Selecciona la plantilla de offline bot y descárgala.
3. Una vez tengas el archivo, ve a la plataforma de WOZTELL y haz clic en Bot Builder y luego en Import Tree. Selecciona el archivo que descargaste.
4. Para poder empezar a usar el chatbot debes vincularlo a tu número de WhatsApp. Ve a Channels > Edit > Tree settings > Off Tree > Selecciona el chatbot > Selecciona los nodos globales > Save.
5. En las variables globales puedes editar el nombre de tu compañía y el tiempo que quieres que pase entre cada mensaje.
6. En el nodo puedes editar el mensaje que quieres enviar para adaptarlo a tus necesidades.
7. Para que el chatbot funcione correctamente, debes configurar tu horario de atención en tu canal de WhatsApp, para hacerlo ve a Channels > WhatsApp > Business Availability > Activa el botón > Establece tu horario

Si te gustan más los videos, aquí tienes un tutorial:

Offline Chatbot

Conclusiones

Cuando tus clientes te escriben fuera del horario de atención y no reciben una respuesta pueden sentirse ignorados, lo que creará una experiencia negativa.

Una respuesta inmediata, que les diga que en ese momento no estás disponible y que les informe de tu horario de atención, puede marcar la diferencia y que vuelvan a contactarte en otro momento.

¿Estás preparado para lanzar tu primera notificación push y comprobarlo por ti mismo?

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Off line bot- WhatsApp