Chatbot de eventos en WhatsApp

Un chatbot de eventos en WhatsApp es la solución perfecta para registros y envío de información.

 EL RETO 

No importa si sueles hacer eventos o es tu primera vez organizando uno, seguramente tengas muchas preocupaciones. Tienes que asegurarte que los proveedores de comida, música, decoración, etc. cumplan con lo prometido.

Además tienes que pensar en cómo conseguir que la gente se registre para asistir a tu evento y una forma eficiente de enviarles información y recordatorios.

Con toda esta carga sobre tus hombros, puede ser abrumador encontrar soluciones para cada problema.

El problema

Céntremonos en cómo conseguir registros y enviar información.

Imagina que tienes una compañía farmacéutica y quieres hacer un evento sobre un medicamento que acabas de lanzar al mercado. En este evento hablarán expertos en el área, se hará le presentación del medicamento, y mucho más.

Tu trabajo es conseguir asistentes interesados en el tema y que trabajen en el área de medicina y farmacia.

Para promocionar tu evento, creas las siguientes estrategias:

Promoción en redes sociales
Dos meses antes del evento empiezas a hacer publicaciones orgánicas promocionándolo en las principales redes sociales: Facebook, Instagram y Twitter.

Aunque consigues registros, son muy pocos y la mayoría no son de muy buena calidad.

También pruebas con anuncios de pago, pero al final resulta muy costoso y no se generan tantos registros como esperabas. Además, como hay que llenar un formulario, resulta tedioso y pocas personas lo completan.

E-mail
También envías un e-mail a tu base de datos invitándolos a registrarse al evento. Por un lado, esta estrategia es útil, pues llegas directamente a las personas del área que te interesa.

Pero por el otro, las tasa de apertura de e-mail es muy baja (máximo llega al 20%). La de clic solo llega al 4% por lo que no obtienes muchos registros por este medio.

Al ver estos resultados, decides buscar otro canal para lograr tus objetivos.

 LA SOLUCIÓN

Tras investigar un poco, descubres que en WOZTELL hay una plantilla de chatbot para eventos para usar en WhatsApp.

Con este chatbot las personas interesadas en el evento podrán registrarse en una conversación de WhatsApp.

Además podrás crear una audiencia con las personas registradas para enviarles notificaciones push con información y recordatorios del evento.

Algunas ventajas de este chatbot son:

  • Tus usuarios ya están en WhatsApp, por lo que es el canal ideal para llegar a ellos.
  • WhatsApp es un canal conversacional, por lo que al registrarse no sentirán que llenan un formulario, sino que conversan con un amigo.
  • Con las notificaciones push, tus clientes no se olvidarán de tu evento.
  • Puedes enviar mensajes multimedia.

 

Por ejemplo:

  • Invitación en formato imagen con un QR con la entrada.
  • Ubicación del evento.
  • Videos.
  • Fotos.
  • Ofrece una atención 24/7.
  • Registros de mayor calidad.

 The results

40%

Tasa de respuesta

60%

Más registros con un chatbot

80%

Más registros con un chatbot

40%

Tasa de respuesta

60%

Más registros con un chatbot

80%

Tasa de satisfacción del cliente

Buenas prácticas

Un chatbot de WhatsApp es un gran aliado para tu evento.

Incluye la información relevante:

Nombre del evento
Lugar
Día y hora
Otra información que consideres relevante, por ejemplo: etiqueta.

Además, puedes aprovechar las herramientas que WhatsApp tiene para la creación de mensajes. Por ejemplo, los mensajes multimedia.

Puedes enviar documentos (i.e. programación del evento o menú de la cena), imágenes (i.e. fotos, invitación), videos (i.e. presentación del evento) y ubicación.

Como hemos mencionado, se trata de un canal conversacional, por lo que el lenguaje debe ser natural. Usa emojis para darles más dinamismo y asegúrate de que sean cortos.

 Paso a paso

Empezar a usar este chatbot es muy fácil y aquí te contamos el paso a paso.
1. En la página de WOZTELL haz clic en Galería de plantillas.
2. Selecciona la plantilla de eventos y descárgala.
3. Una vez tengas el archivo, ve a la plataforma de WOZTELL y haz clic en Bot Builder y luego en Import Tree. Selecciona el archivo que descargaste.
4. Para poder empezar a usar el chatbot debes vincularlo a tu número de WhatsApp. Ve a Channels > Edit > Tree settings > New tree > Selecciona el chatbot > Selecciona los nodos globales > Save
5. En el panel derecho en Tree Manager, ve a la parte de abajo en Config Map. Allí debes modificar los siguientes datos:

  • Linktyc: el link que dirige a tus términos y condiciones (obligatorio para cumplir las políticas de WhatsApp).
  • Company_name: el nombre de tu empresa.
  • DataSource: pega el data source ID del data source en el que se almacenarán los datos.
  • Event_name: el nombre de tu evento.
  • Event_date: la fecha de tu evento.
  • Latitud y longitud: necesarias para enviar la ubicación.

6. En cada nodo puedes editar el mensaje. Primero establece las preferencias de la plataforma en WhatsApp Cloud. Luego tan solo tienes que hacer clic en el nodo que quieres modificar y en la sección de respuestas en el campo de contenido puedes escribir el texto que quieres enviar.

Event chatbot on WhatsApp

Conclusiones

Con un chatbot que se encargue de los registros y del envío de información y recordatorios tienes una cosa menos por la cual preocuparte cuando estés organizando un evento.

De esta forma podrás dedicar tu tiempo a otros aspectos de la organización.

Tus clientes tendrán una forma fácil de registrarse usando su canal favorito y toda la información necesaria en el dispositivo que más usan.

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Event chatbot on WhatsApp
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