En este artículo vamos a examinar y explicar una nueva función integrada dentro de Zoho CRM.

Esta nueva función te permite seleccionar la forma en que se van a crear leads y contactos de WhatsApp automáticamente cuando un nuevo usuario nos escribe y te lo explicamos paso a paso a continuación:

La primera conversación

Cuando un usuario final escribe un mensaje, si su número de WhatsApp no existe en tu ZOHO CRM, quedará identificado con el nombre de «W Unknown».

En función de como quieras gestionar esta situación, mediante WOZTELL, puedes seleccionar:

  1. Crearlo como lead automáticamente en el CRM y dejarlo registrado dentro de WhatsApp logs como «Unknown».
  2. Crearlo como contacto automáticamente en el CRM y dejarlo registrado dentro de WhatsApp logs como «Unknown».
  3. No crear Lead/Contacto en el CRM, y dejarlo registrado dentro de WhatsApp logs como «Unknown».

Ajustes de la configuración para la creación automática

Si deseas cambiar la configuración deberás seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al apartado de Settings de Zoho CRM (Acceso con administrador).

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2. Acceder al apartado All de la sección Marketplace.

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3. En las extensiones instaladas, buscar VERIFIED WHATSAPP BUSINESS FOR ZOHO CRM by WOZTELL y acceder al apartado de Settings.

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4. En este apartado encontrarás la sección de UNKNOWN CONVERSATIONS.

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Tres opciones de configuración

Una vez llegues al punto de configurar qué hacer con las conversaciones «W Unknown», puedes seleccionar las siguientes características:

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No action

En este caso, la integración de Zoho CRM con Woztell no realizará ninguna acción de forma automática.

No enlazará ni creará un lead o contact en Zoho CRM.

Si prefieres enlazar un Contacto o Lead con una conversación manualmente, deberás guardar el número de WhatsApp en el campo de CRM Mobile, o si ya estaba, deberás pulsar el botón GO TO CHANNEL.

Create a Lead

Si te decantas por esta opción, al entrar una nueva conversación desconocida el sistema buscará en primer lugar entre los contactos de Zoho CRM si hay alguno con el número de WhatsApp guardado en el campo Mobile.

Si no encuentra ningún contacto, buscará en el módulo de Leads con el mismo criterio.

Y finalmente, si no llega a encontrar en ninguno de los dos casos, creará un nuevo lead donde pondrá el número de WhatsApp en el campo Mobile y en el campo Last Name pondrá «W Unknown».

En cuanto a los términos de búsqueda en Leads y Contactos, se basa también en la configuración que tengas en los campos de International prefix y Local number length de la extensión. Veámoslo en un ejemplo:

Imaginemos que tienes configurada tu extensión para números españoles (+34 XXX XX XX XX), es decir, con los siguientes valores:

Internacional prefix: 34
Local number length: 9

Y tienes en tu Zoho CRM un lead con el número de móvil 123 123 123, es decir, su número en formato internacional es: +34 123 123 123.

Si llegado el momento te habla una persona desde el número de WhatsApp +34 123 123 123 la integración en primer lugar buscará entre los contactos con la siguiente condición:

El campo Mobile es +34 123 123 123 por el campo Mobile es 123 123 123.

En este caso no encontraría nada porque solamente tienes un Lead con ese número.

Al no encontrar nada en contactos, pasaría a buscar en módulo de Leads donde si encontraría un registro ya que está guardado como 123 123 123.

En el caso de encontrar un contacto o un Lead se relacionará con la conversación y verás un mensaje como el siguiente:

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En el caso de no encontrar en ningún módulo, aparecerá el siguiente mensaje:

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Create a Contact

Este caso funciona igual que el anterior pero si no encontrara ningún contacto o lead en Zoho CRM, se creará un nuevo contacto y no un nuevo lead.

Al finalizar la configuración, si ves que no busca correctamente en nuestro sistema es porque tenemos una integración antigua y no disponemos de la conexión correcta.

Conclusión

Gestionar nuevos leads y contactos ahora es más fácil que nunca con Zoho CRM y Woztell. Con esta nueva funcionalidad queremos facilitarte el trabajo de comunicación con tus clientes y a llevar tu negocio a un nuevo nivel.

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